Cara Menulis Surat Resmi yang Benar Sesuai EYD

Surat resmi adalah bentuk komunikasi tertulis yang digunakan dalam berbagai keperluan formal, seperti bisnis, pendidikan, dan pemerintahan. Penulisan surat resmi harus memperhatikan kaidah bahasa yang baik dan benar, termasuk Ejaan yang Disempurnakan (EYD) agar mudah dipahami dan memiliki kesan profesional. Artikel ini akan membahas langkah-langkah menulis surat resmi yang benar sesuai dengan EYD.

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi adalah dokumen tertulis yang dibuat untuk tujuan formal dan memiliki struktur baku. Surat ini sering digunakan dalam komunikasi antar instansi, perusahaan, sekolah, atau organisasi tertentu. Berbeda dengan surat pribadi, surat resmi menggunakan bahasa yang lebih formal dan mengikuti aturan tertentu.

Ciri-Ciri Surat Resmi

Berikut beberapa ciri utama surat resmi:

Menggunakan Bahasa Baku – Sesuai dengan kaidah EYD.
Struktur Jelas – Memiliki bagian pembuka, isi, dan penutup yang tersusun rapi.
Terdapat Kop Surat – Jika dikeluarkan oleh instansi atau organisasi.
Menggunakan Nomor Surat – Sebagai identifikasi dan arsip.
Mencantumkan Tanggal – Menunjukkan kapan surat dibuat.
Menggunakan Salam Pembuka dan Penutup – Sesuai dengan kaidah formal.
Tanda Tangan dan Stempel – Sebagai pengesahan dari pihak pengirim.

Struktur Surat Resmi

1. Kepala Surat (Jika Ada)

Kepala surat biasanya terdapat pada surat yang dikirim oleh perusahaan, instansi, atau organisasi. Bagian ini mencakup:

Nama dan logo instansi/perusahaan
Alamat lengkap
Nomor telepon, email, atau informasi kontak lainnya

2. Nomor, Lampiran, dan Perihal

Nomor Surat: Berisi kode unik untuk identifikasi surat.
Lampiran: Jika ada dokumen tambahan yang disertakan.
Perihal: Menjelaskan isi utama surat dalam satu kalimat singkat.

3. Tanggal Surat

Tanggal pembuatan surat ditulis di bagian kanan atas.

4. Alamat Tujuan

Ditulis sebelum isi surat dan mencantumkan nama serta jabatan penerima.

5. Salam Pembuka

Digunakan sebagai tanda penghormatan sebelum masuk ke isi surat. Contoh: Dengan hormat,

6. Isi Surat

Terdiri dari tiga bagian utama:

Paragraf Pembuka: Menyampaikan maksud dan tujuan surat secara singkat.
Paragraf Isi: Menjelaskan informasi utama yang ingin disampaikan.
Paragraf Penutup: Menyampaikan harapan atau tindak lanjut yang diinginkan.

7. Salam Penutup

Digunakan sebagai bentuk penghormatan di akhir surat. Contoh: Hormat kami,

8. Tanda Tangan dan Nama Pengirim

Bagian ini mencantumkan nama dan jabatan pengirim, serta tanda tangan.

9. Tembusan (Jika Ada)

Bagian ini berisi pihak-pihak lain yang turut menerima salinan surat.

Contoh Format Surat Resmi

[Nama Perusahaan/Instansi]

Jl. Contoh Alamat No. 12, Kota XYZ

Telp: (021) 1234567, Email: contoh@email.com

Nomor: 001/SRT/III/2025

Lampiran: -

Perihal: Undangan Rapat Koordinasi

Kepada Yth.

Bapak/Ibu [Nama Penerima]

[Jabatan]

[Alamat]

Dengan hormat,

Sehubungan dengan agenda tahunan perusahaan, kami mengundang Bapak/Ibu dalam rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Senin, 10 Maret 2025

Waktu: 10.00 WIB

Tempat: Ruang Rapat Gedung A

Demikian undangan ini kami sampaikan. Kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu. Terima kasih atas perhatian dan kerja sama yang diberikan.

Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan]

Tips Menulis Surat Resmi yang Baik

Gunakan bahasa yang jelas dan lugas – Hindari penggunaan kata-kata ambigu.
Periksa kembali ejaan dan tata bahasa – Pastikan sesuai dengan kaidah EYD.
Gunakan format yang rapi – Gunakan font yang formal dan spasi yang sesuai.
Pastikan isi surat lengkap – Jangan lupa mencantumkan semua elemen penting seperti tanggal, perihal, dan salam pembuka.
Gunakan kop surat jika perlu – Untuk surat dari instansi atau perusahaan agar lebih kredibel.

Kesimpulan

Menulis surat resmi yang benar sesuai dengan EYD membutuhkan pemahaman tentang struktur dan penggunaan bahasa yang baku. Dengan mengikuti format yang tepat dan memperhatikan detail seperti ejaan, salam, dan isi yang jelas, surat resmi akan lebih efektif dalam menyampaikan pesan yang diinginkan. Praktik dan pembiasaan akan membantu meningkatkan keterampilan dalam menulis surat resmi dengan baik dan benar.